Jak napisać kolejny e-mail, nie brzmiąc przy tym pasywnie agresywnie

Witaj ponownie. Wrzuć to na górę swojej skrzynki odbiorczej. Czy widziałeś mój ostatni e-mail? Chciałem się szybko zameldować.

Z pewnością przynajmniej raz w swojej karierze zostaniesz zignorowany za pośrednictwem poczty elektronicznej, a kiedy to się stanie, może być trudno wiedzieć, jak się z kimś skontaktować.

W którym momencie upór staje się irytujący? Jak zachęcić drugą osobę do reakcji, nie sprawiając wrażenia zdesperowanego lub, co gorsza, pasywno-agresywnego?

Następnym razem, gdy będziesz miał trudności z oczekiwaniem na odpowiedź szefa lub niespokojnego kolegi, terapeuta w miejscu pracy Brandon Smith mówi, że możesz zastosować dwa podejścia:

Kiedy ktoś nie reaguje, zawsze należy zakładać pozytywne intencje, mówi Smith. Mogą być przytłoczeni czymś w życiu osobistym, mogą zostać przydzieleni do innego projektu, w którym liczy się czas, a może Twój e-mail trafił do folderu ze spamem.

Oto przykładowy e-mail, który możesz wysłać:

Hej [insert name here],

Wiem, że masz dużo do zrobienia, ale wciąż czekam na Twoje wskazówki [insert issue here]. Kiedy w ciągu najbliższych kilku dni będzie dobry moment, abyśmy o tym poinformowali? To nie potrwa długo. Jeszcze raz dziękuję.

z poważaniem,

[insert your name here]

Takie podejście jest skuteczne, ponieważ „pokładasz piłkę w ich boisku i pozwalasz im wyznaczyć termin” – wyjaśnia Smith. „Teraz masz powód, aby skontaktować się z nimi i pociągnąć ich do odpowiedzialności za tę kwestię”.

Jeśli pracujesz w krótszym terminie — lub jeśli ktoś jest zwyczajnie płochliwy — wyznacz sobie termin i poproś o odpowiedź co najmniej dwa dni przed faktycznym terminem.

Smith sugeruje następujący tekst: „Wiem, że jesteś bardzo zajęty i nie chcę ci tego robić, ale mam termin [insert earlier deadline here] I naprawdę potrzebuję twojej pomocy. Kiedy będziesz miał chwilę, możemy tak zadzwonić? ”

Możesz także doświadczyć ducha, ponieważ skrzynka odbiorcza drugiej osoby wymknęła się spod kontroli. Smith twierdzi, że w tym przypadku kontynuacja połączenia lub poczty głosowej to „niezawodny” plan awaryjny.

„Rozmowy telefoniczne są bardziej osobiste, więc łatwiej jest nawiązać z daną osobą silniejszą więź emocjonalną i zaakceptować to, co ma do powiedzenia” – mówi.

W poczcie głosowej lub po odebraniu telefonu Smith sugeruje rozpoczęcie od emocjonalnej prośby: „Hej, naprawdę potrzebuję twojej pomocy. Wiem, że jesteś zajęty, ale ten termin zbliża się wielkimi krokami, a twoja opinia naprawdę będzie pomocna”. [task/project/assignment.]”

Jeśli do terminu pozostała godzina i jedyne, co otrzymujesz, to cisza radiowa ze strony współpracownika, czas skontaktować się z jego przełożonym.

„Wyjaśnij im sytuację spokojnym, dyplomatycznym tonem i poproś o radę” – radzi Smith. „Można powiedzieć, szczerze mówiąc, ukończyłem większość pracy, ale po kilkukrotnym skontaktowaniu się z tą osobą nie mogę nakłonić tej osoby do odpowiedzi. Mógłbym zrobić wszystko, co w mojej mocy, aby doprowadzić ten projekt do końca świata” – powiedział Finish Line – „ale to była ogromna przeszkoda. Jak chcesz, żebym kontynuował?”

Jeśli Twój szef jest osobą bezbronną, zadzwoń do niego lub skonfrontuj się z nim osobiście, radzi Smith. Określ konkretnie, czego od nich potrzebujesz i kiedy tego potrzebujesz.

Na przykład: „Czy miałeś okazję przeczytać e-mail, który Ci wysłałem? Muszę to zrobić [insert ask here] przez [insert date/time here] Aby dotrzymać terminu realizacji tego projektu, jeśli to możliwe.”

Jeśli nadal nie odpowiedzą, Smith twierdzi, że może być konieczne przekazanie problemu ich przełożonemu lub innemu przełożonemu.

„Jak powiedział mi wiele lat temu jeden z moich nauczycieli, wydaje nam się, że pracujemy z dorosłymi, ale tak nie jest. To przeważnie dzieci uwięzione w ciałach dorosłych” – mówi Smith. „Kiedy prowadzisz takie rozmowy i prosisz kogoś, aby był odpowiedzialny za swoją pracę, zapraszasz drugą osobę do rozwoju”.

nie przegap: Czy chcesz być mądrzejszy i odnosić większe sukcesy w swoich pieniądzach, pracy i życiu? Zapisz się na nasz nowy newsletter!

Ponieważ technologia zmienia oczekiwania biznesowe, niektórzy liderzy wykorzystują zmiany i przekształcają swoje organizacje z myślą o przyszłości. Dołącz do światowego szczytu CNBC Evolve 2 listopada, aby poznać strategie adaptacji, innowacji i odniesienia sukcesu w nowej erze biznesu. Kup bilet Tutaj.

spłacać:

Błąd numer jeden, jaki popełniają ludzie piszący biznesowe e-maile: „Większość ludzi robi to dobrze dopiero po 30. lub 40. roku życia”.